Cómo Vender Entradas a Eventos por WhatsApp: Guía Práctica para Organizadores

Cursos, conciertos, fiestas, seminarios, talleres… Hoy casi cualquier evento puede promocionarse y venderse por WhatsApp. La pregunta ya no es si se puede, sino cómo vender entradas a eventos por WhatsApp de forma profesional, sin listas desordenadas ni capturas de pantalla de transferencias por todos lados.

En esta guía vamos a ver:

• Cómo preparar tu WhatsApp para vender entradas de forma ordenada.
• Qué información debes pedir siempre a cada asistente.
• Cómo llevar el control de pagos, aforo y listas.
• Y después, cómo llevar todo ese flujo a otro nivel automatizándolo con ITPago.

1. Antes de vender entradas por WhatsApp: define bien tu evento

Puede sonar obvio, pero para vender bien necesitas tener claros algunos básicos del evento:

• Nombre del evento.
• Fecha, horario y lugar.
• Aforo máximo.
• Tipos de entrada (general, VIP, preventa, etc.).
• Precio de cada tipo de entrada.
• Qué incluye cada entrada (consumo, material, asiento preferencial, etc.).

Mientras más claro lo tengas tú, más fácil será explicarlo por WhatsApp y evitar confusiones.

2. Prepara tu WhatsApp Business como “boletería” digital

Si quieres que la gente confíe en comprar sus entradas vía WhatsApp, tienes que parecer una boletería seria, no un número al azar.

• Usa WhatsApp Business: podrás tener perfil de negocio, respuestas rápidas, etiquetas y catálogo.
• Completa tu perfil: nombre del organizador o productora, descripción, sitio web/redes sociales y horarios de atención.
• Foto de perfil: logo del evento o de la productora.
• Mensaje de bienvenida: explica en un texto corto que ahí se gestionan reservas y venta de entradas.

3. Crea un mini catálogo de tipos de entradas

Una forma muy simple de vender entradas a eventos por WhatsApp es usar el catálogo de productos de WhatsApp Business como si fuera tu “boletería”:

• Entrada General – precio y qué incluye.
• Entrada VIP – beneficios adicionales.
• Preventas – si manejas tramos de precios según fecha.
• Pases grupales o corporativos – si aplican.

En cada “producto” coloca:

• Nombre del tipo de entrada.
• Foto (afiche del evento, por ejemplo).
• Descripción breve: fecha, lugar, beneficios.
• Precio claro.

Así, cuando alguien te escribe, puedes enviarle directamente las opciones de entrada sin tener que escribirlo todo de nuevo.

4. Qué información debes pedir a cada asistente

Para que el acceso al evento sea ordenado, no basta con “ok, te guardo una entrada”. Define un mínimo de datos por entrada:

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico (para enviar confirmación o entradas digitales).
• Teléfono (si es diferente al número de WhatsApp).
• Tipo y cantidad de entradas que está comprando.
• Medio de pago (transferencia, link, etc.).

Mensaje base para tomar datos de un asistente

Ejemplo de respuesta rápida:

"Genial que quieras asistir a [Nombre del evento] 🙌 Para reservar tus entradas necesito: 1) Nombre y apellido, 2) Correo, 3) Tipo de entrada (general/VIP/preventa), 4) Cantidad de entradas, 5) ¿Pagarás por transferencia o con link de pago?"

5. Lleva un control mínimo de lista y pagos

Si están entrando transferencias por todos lados y mensajes de “ya te envié el comprobante”, es fácil perder el control. Aunque sea con una planilla (Google Sheets, Excel), anota:

• Nombre del asistente.
• Correo y teléfono.
• Tipo y cantidad de entradas.
• Monto total.
• Medio de pago.
• Estado: pendiente de pago, pagado, confirmado.
• Código de comprobante si usas uno.

Con esto ya puedes cruzar lista de pagos con acceso en la puerta del evento.

6. Usa etiquetas en WhatsApp para no perderte

Una forma sencilla de ordenar tus conversaciones mientras vendes entradas por WhatsApp es usar etiquetas de WhatsApp Business para marcar el estado:

• Interesado: todavía no confirma compra.
• Esperando pago: ya tiene el monto, pero no ha pagado.
• Pagado: ya hizo el pago y fue verificado.
• Lista de invitados: acceso sin pago (prensa, invitados, staff, etc.).

Así puedes filtrar rápidamente a quién debes responder con prioridad.

7. El límite del sistema manual

Con todo lo anterior ya tienes una estructura básica para vender entradas a eventos por WhatsApp. Funciona, sobre todo en eventos pequeños o con poca frecuencia.

Pero cuando el volumen crece o tienes varios eventos, aparecen problemas:

• Decenas de comprobantes de pago que revisar a mano.
• Riesgo de sobrepasar el aforo porque no se controla bien la cantidad vendida.
• Clientes que se quedan fuera por errores de lista.
• Dificultad para saber cuántas entradas vendiste realmente y cuánto recaudaste.

Ahí es donde tiene sentido pasar a un sistema más automatizado, manteniendo WhatsApp como canal de contacto.

8. Cómo ITPago te ayuda a automatizar la venta de entradas por WhatsApp

ITPago está pensado para negocios y proyectos que ya venden por WhatsApp, pero necesitan orden, automatización y datos. En el caso de eventos, se convierte en una especie de “boletería conversacional”.

Catálogo de tipos de entrada conectado con WhatsApp

Con ITPago puedes:

• Configurar tus tipos de entrada (general, VIP, preventa, etc.) como productos en un catálogo centralizado.
• Conectar ese catálogo con WhatsApp, de modo que el asistente vea opciones claras con precio y descripción.
• Actualizar precios o cupos desde una sola plataforma.

Carrito y cálculo automático del total

En vez de sumar entradas y promociones a mano, ITPago permite que el usuario:

• Seleccione cuántas entradas quiere de cada tipo.
• Vea el total del pedido calculado automáticamente.
• Reciba el detalle antes de pagar (ideal para grupos o empresas).

Pagos integrados, sin pantallazos de transferencias

ITPago se conecta con la pasarela de pago del organizador. ¿Qué logras con esto?

• Envías un link de pago por WhatsApp al asistente.
• El dinero va directo a la cuenta del organizador, ITPago no toca los fondos.
• La confirmación de pago queda registrada y vinculada a ese pedido de entradas.

Te olvidas de perseguir comprobantes y de revisar si el monto coincide.

Control de entradas y lista de asistentes en un solo lugar

Cada vez que alguien compra entradas por WhatsApp usando ITPago, el sistema guarda:

• Datos del asistente.
• Tipo y cantidad de entradas.
• Estado de pago.
• Código o identificador que puedes usar para el acceso.

Así, el día del evento puedes trabajar con una lista limpia, filtrada y ordenada, en lugar de capturas de pantalla sueltas.

Métricas para tu producción de eventos

Además, ITPago te permite ver:

• Cantidad total de entradas vendidas.
• Distribución por tipo de entrada (general, VIP, preventa).
• Recaudación total por evento.
• Canales que mejor convierten (por ejemplo, WhatsApp vs otras vías).

Con estos datos puedes tomar mejores decisiones para futuros eventos.

¿Puedes vender entradas por WhatsApp sin ITPago? Sí. ¿Es más fácil con ITPago? También.

Todo lo que vimos en la primera parte del artículo lo puedes hacer a mano: catálogo en WhatsApp, planillas, etiquetas, mensajes guardados. Es una buena forma de empezar si estás probando tu primer evento.

Pero si:

• Organizas varios eventos al año.
• Tienes aforos importantes y no puedes permitirte errores.
• Quieres dejar de perseguir comprobantes de pago y actualizar planillas a mano.

Entonces tiene sentido apoyar tu operación con una herramienta como ITPago, que convierte tus ventas de entradas por WhatsApp en un flujo ordenado, automatizado y medible.

Próximo paso: agenda una demo de ITPago para tu evento

Si quieres ver cómo se vería tu evento funcionando con una “boletería conversacional” en WhatsApp, el siguiente paso es sencillo:

• Agenda una demo personalizada para revisar tu caso (tipo de evento, aforo, tipos de entrada) y ver cómo implementar ITPago.
• O, si ya estás decidido, contrata ITPago y deja que nuestro equipo te acompañe en la implementación para que tu próxima venta de entradas por WhatsApp sea ordenada desde el día uno.

En próximos artículos seguiremos mostrando beneficios y ventajas de usar ITPago para diferentes modelos de negocio que usan WhatsApp como canal principal de ventas.