Pedidos por WhatsApp Business: Guía Completa para Gestionar Órdenes y Ventas

Hoy miles de negocios en América Latina reciben pedidos por WhatsApp Business: clientes que envían mensajes como “¿cuánto vale?”, “¿me puedes cotizar esto?” o “quiero repetir el mismo pedido de la vez pasada”. El problema es que, si no hay un sistema claro, todo se vuelve caótico: conversaciones perdidas, direcciones mal anotadas y ventas que nunca se cierran.

En esta guía aprenderás paso a paso cómo profesionalizar tus pedidos por WhatsApp Business para que cada chat se convierta en una venta rastreable, ordenada y fácil de gestionar, incluso si recibes decenas o cientos de mensajes al día.

¿Qué significa gestionar bien los pedidos por WhatsApp Business?

No basta con “responder rápido”. Gestionar bien los pedidos por WhatsApp Business implica tener un flujo claro desde el primer mensaje hasta la entrega:

• Definir qué datos mínimos se piden siempre al cliente.
• Registrar el pedido en algún sistema (hoja de cálculo, ERP, sistema propio, etc.).
• Confirmar precio, tiempos y condiciones de entrega o retiro.
• Enviar un medio de pago claro y fácil de usar.
• Hacer seguimiento hasta la entrega y, ojalá, pedir feedback.

Cuando todo eso se apoya con herramientas como catálogo, carrito y automatización, WhatsApp deja de ser “un chat más” y se convierte en un verdadero canal de ventas.

Paso 1: Configura bien tu WhatsApp Business

Antes de pensar en automatizar pedidos, asegúrate de tener lo básico en orden:

• Perfil de empresa completo: nombre, descripción, horario, dirección, sitio web e Instagram.
• Catálogo de productos/servicios: con fotos claras, descripción, precio y SKU o código interno.
• Mensaje de bienvenida: para nuevos contactos explicando cómo hacer un pedido.
• Mensaje de ausencia: informando horario y qué pasará con el pedido cuando vuelvas.
• Respuestas rápidas: para preguntas frecuentes sobre despacho, medios de pago y tiempos.

Estos detalles solos ya pueden mejorar mucho la experiencia del cliente y reducir el tiempo que demoras en responder cada chat.

Paso 2: Define el flujo estándar de un pedido

Mientras más claro tengas tu flujo, más fácil será automatizar luego. Un flujo típico de pedido por WhatsApp Business puede verse así:

1. El cliente escribe haciendo una consulta o pidiendo un producto.
2. Le envías el catálogo o un conjunto de productos sugeridos.
3. El cliente elige y confirma cantidades.
4. Solicitas los datos mínimos: nombre, teléfono, dirección, rut/identificación si aplica.
5. Calculas el costo total (productos + despacho, si corresponde).
6. Envías el total y el link de pago o las instrucciones para pagar.
7. Confirmas pago y fecha/hora de entrega o retiro.
8. Registras el pedido en tu sistema para poder hacer seguimiento.

La clave es que este flujo sea siempre el mismo. Eso permite entrenar a tu equipo, medir tiempos y, más adelante, apoyarte en un sistema como ITPago para automatizar varias partes del proceso.

Paso 3: Datos mínimos que debes pedir en cada pedido

Para que tus pedidos por WhatsApp no dependan de “acordarse de todo”, define un checklist obligatorio:

• Nombre completo del cliente.
• Teléfono y correo (para comprobantes y seguimiento).
• Dirección completa y referencia, si ofreces despacho.
• Productos solicitados con cantidad y variaciones (talla, sabor, modelo, etc.).
• Método de pago elegido (transferencia, link de pago, tarjeta, etc.).
• Fecha y franja horaria de entrega o retiro.

Puedes guardar estos datos en una hoja de cálculo o, idealmente, en un sistema que te permita luego analizar ventas, recurrencia y tickets promedio.

Paso 4: Mensajes y plantillas para pedidos por WhatsApp Business

Tener textos predefinidos te ahorra tiempo y mantiene el mismo estándar de atención para todos. Algunos ejemplos:

Mensaje para iniciar un pedido

“¡Hola! 👋 Gracias por escribir a [Nombre de tu negocio]. Para ayudarte con tu pedido, cuéntame qué producto te interesa o envíame una foto de referencia. Si ya sabes lo que quieres, indícame producto y cantidad.”

Mensaje para solicitar datos de despacho

“Perfecto 🙌 Para coordinar tu envío necesito estos datos: nombre completo, dirección con número, comuna/ciudad, referencia y teléfono de contacto. Con eso te confirmo el valor del despacho y el total de tu pedido.”

Mensaje de confirmación de pedido

“Listo, este es el resumen de tu pedido: [detalle]. Total: [monto]. Puedes pagar mediante [medio de pago] usando este enlace: [link]. Una vez que el pago esté confirmado, tu pedido quedará agendado para el [fecha/hora].”

Si utilizas plantillas aprobadas en WhatsApp Business API, puedes disparar estos mensajes de forma más estructurada y medible.

Paso 5: Cómo organizar internamente los pedidos

Responder el chat es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es que el pedido no se pierda internamente. Algunas prácticas recomendadas:

• Etiquetas en WhatsApp Business: “Nuevo pedido”, “Pendiente de pago”, “Pagado”, “En reparto”, “Completado”.
• Registro centralizado: cada pedido pasa a una hoja de cálculo, CRM o sistema de gestión.
• Responsables claros: quién confirma pago, quién arma el pedido, quién coordina el despacho.
• Checklist por etapa: pago confirmado, productos preparados, guía de despacho generada, entrega realizada.

Cuando trabajas en equipo, esto evita que dos personas respondan lo mismo o que nadie haga seguimiento de un pedido importante.

Paso 6: Automatizar pedidos por WhatsApp (sin perder el toque humano)

La automatización no reemplaza a la persona, la ayuda. Con una solución como ITPago puedes:

• Conectar tu catálogo para que el cliente vea productos con fotos, precios y stock actual.
• Permitir que el cliente agregue productos al carrito directamente desde WhatsApp.
• Calcular automáticamente el total del pedido, incluyendo despacho.
• Generar un link de pago para que el dinero vaya directo a tu cuenta.
• Disparar mensajes automatizados de confirmación y seguimiento.

El resultado es un flujo donde el cliente siente que habla contigo, pero la parte repetitiva se resuelve sola. Tú te concentras en resolver dudas, recomendar productos y cerrar mejor cada venta.

Métricas clave para tus pedidos por WhatsApp Business

Si quieres crecer, tienes que medir. Algunas métricas básicas que puedes seguir:

• Tiempo promedio de respuesta: cuánto tardas en contestar el primer mensaje.
• Tasa de conversión de chats a pedidos: cuántas conversaciones terminan en un pedido confirmado.
• Porcentaje de pedidos pagados: pedidos confirmados vs. pedidos efectivamente pagados.
• Ticket promedio: cuánto te compra en promedio cada cliente por pedido.
• Recompras: cuántos clientes vuelven a hacer pedidos por WhatsApp.

Con estos datos puedes decidir qué automatizar, dónde reforzar tu equipo y qué campañas de marketing hacer para reactivar clientes.

Conclusión: convierte tus chats en un sistema de pedidos profesional

Recibir pedidos por WhatsApp Business ya no es una novedad; lo hacen casi todos. La diferencia está en cómo gestionas y automatizas esos pedidos para que tu negocio sea más ordenado, rentable y escalable.

Si quieres dar el siguiente paso, considera integrar soluciones como ITPago que conectan tu catálogo, carrito y pagos con WhatsApp, de modo que cada conversación tenga un camino claro hasta el pago y la entrega.